মনিটরিং

প্রকল্পটির কার্যক্রম সারাদেশব্যাপি বিস্তৃত হলেও এর মাঠ পর্যায়ের অফিসের (তথ্যকেন্দ্রের) কার্যক্রম মনিটরিং এর জন্য বিভাগীয় ও জেলা পর্যায়ে কোন অফিস নেই। ফলে মনিটরিং কার্যক্রম মূলত প্রকল্পের প্রধান কার্যালয় কর্তৃক অনলাইন পদ্ধতিতে সম্পন্ন করা হয়ে থাকে। এলক্ষ্যে একটি ম্যানেজমেন্ট ইনফরমেশন সিস্টেম উন্নয়ন করা হয়েছে। উক্ত এম আই এস এর আওতায় প্রকল্পের সকল কর্মচারী ব্যবস্থাপনা, তাদের হাজিরা, ছুটি, প্রশিক্ষণ, বেতন-ভাতাদি প্রদান, অন্যান্য উন্নয়নমূলক ব্যয়ের হিসাবরক্ষণ, অডিট, প্রকল্পের সম্পদ ব্যবস্থাপনা, প্রকল্প হেড অফিস ও মাঠ পর্যায়ে গঠিত কমিটিসমূহ, কমিটিসমূহের সভা/অনুষ্ঠানের তথ্য সংরক্ষণ, উপকারভোগীদের তালিকা সংরক্ষণ, তাদেরকে সেবা প্রদান, সেবা প্রদানকালে উদ্ভূত সমস্যা এবং সমাধানকরণ ইত্যাদি কার্যক্রম ব্যবস্থাপনা করা হয়ে থাকে। ফলে কোন তথ্যকেন্দ্র কবে, কখন কোন সেবাগ্রহীতাকে কোন পদ্ধতিতে কোথায় বসে সেবা প্রদান করেছে তা প্রকল্পের প্রধান কার্যালয় হতে মনিটরিং করা যায়। একইভাবে কোন কর্মচারী কখন অফিসে এসেছে এবং কখন অফিস ত্যাগ করেছে তার তথ্যও তাৎক্ষণিকভাবে জানা যায়। তাছাড়া, প্রকল্পের প্রধান কার্যালয়ে ০৫ সদস্যবিশিষ্ট একটি ই-মনিটরিং টিম গঠন করা হয়েছে। উক্ত টিম স্কাইপির মাধ্যমে প্রতিমাসে প্রত্যেক তথ্যকেন্দ্রে ন্যূনতম একবার যোগাযোগ করে থাকেন। ই-মনিটরিংকালে তারা নিম্নোক্ত ই-মনিটরিং ছক ব্যবহার করে থাকেন। এর পাশাপাশি প্রতিমাসে প্রত্যেক তথ্যকেন্দ্রের সেবাগ্রহীতাদের মধ্য হতে কমপক্ষে ০৫ জন সেবাগ্রহীতার ফিডব্যাক গ্রহণ করা হয়ে থাকে। এক্ষেত্রে একটি ছক ব্যবহার করা হয়ে থাকে। উপরন্তু প্রতিমাসে কমপক্ষে ০৫টি তথ্যকেন্দ্র সরেজমিন পরিদর্শন করার নির্দেশনা রয়েছে। এক্ষেত্রে নিম্নোক্ত সরেজমিন পরিদর্শন নমুনা ছক ব্যবহার করা হয়ে থাকেঃ 

হালনাগাদ ছকঃ

সরেজমিন পরিদর্শনের নমুনা ছক:

ই-মনিটরিং এর নমুনা ছক:

পুরাতন ছকঃ

ই-মনিটরিং এর নমুনা ছক ১ (পুরাতন):

ই-মনিটরিং এর নমুনা ছক ২ (পুরাতন):

এর অতিরিক্ত হিসেবে স্থানীয় প্রশাসনের তত্ত্বাবধানের প্রকল্পের কার্যক্রম মনিটরিং এর জন্য জেলা এবং উপজেলা পর্যায়ে একটি করে কমিটি গঠন করা হয়েছে যা নিম্নরূপ: 

১। জেলা প্রকল্প পর্যবেক্ষণ কমিটি:

সংশ্লিষ্ট জেলার জেলাপ্রশাসকের সভাপতিত্বে একটি জেলা প্রকল্প পর্যবেক্ষণ কমিট রয়েছে। প্রতি তিন মাসে উক্ত কমিটির একটি করে সভা করা হয়। উক্ত সভায় প্রকল্পের অগ্রগতি পর্যালোচনা এবং প্রকল্প বাস্তবায়নে সমস্যা সমাধানে নির্দেশনা প্রদান করা।

২। উপজেলা প্রকল্প বাস্তবায়ন কমিটি:

প্রত্যেক উপজেলা সংশ্লিষ্ট উপজেলার উপজেলা নির্বাহী অফিসার/চেয়ারম্যান, জাতীয় মহিলা সংস্থার সভাপতিত্বে একটি উপজেলা প্রকল্প বাস্তবায়ন কমিটি গঠন করা হয়েছে।  প্রতি তিন মাসে উক্ত কমিটির সভা করা হয়ে থাকে। তথ্যকেন্দ্রের সার্বিক কার্যক্রম পরিচালনা, রক্ষণাবেক্ষণ এবং বিভিন্ন সমস্যা সমাধানে প্রয়োজনীয় নির্দেশনা প্রদান, উঠান বৈঠকের রিসোর্স পার্সন নির্ধারণ এবং স্থানীয় প্রশাসনের সাথে সক্রিয় যোগাযোগ নিশ্চিতকরণে কাজ করে এই কমিটি।